Wie ich den Überblick über meine Aufgaben behalte

Freiberufler jonglieren jeden Tag mit vielen Bällen. Um dabei stets den Überblick zu behalten und gelassen allen Kundenwünschen gerecht zu werden, bedarf es einer ebenso soliden wie einfachen Strategie. In diesem Artikel erkläre ich Ihnen, wie ich meine Arbeit strukturiere.

Ideen sammeln

Ideen kommen den meisten Menschen nicht, während sie brav an ihrem Computer sitzen. Das ist für viele Kreative mit ein Grund dafür, dem klassischen 9-to-5-Job den Rücken zu kehren und selbstbestimmt zu arbeiten. Wenn also beim Duschen, Joggen oder Essen kochen die perfekte Idee vorbei geflattert kommt, möchte sie irgendwie eingefangen und festgehalten werden. 

Notizbuch als Gedächtnisstütze aus Papier

Auch im digitalen Zeitalter halte ich meine Aufgaben am liebsten auf Papier fest. In meinem Notizbuch organisiere ich Ideen und ToDos. Das mache ich in vier Schritten:

  1. ToDos an einem Ort sammeln und nach Dringlichkeit farblich markieren: Dafür nutze ich ein einfaches Hausaufgabenheft. Dort liste ich nach einander alle anfallenden Aufgaben in Teilschritten auf. Mit verschiedenen Textmarker markiere ich die einzelnen Aufgaben nach Dringlichkeit. Was erledigt ist, streiche ich durch. So sehe ich auf einen Blick, was ansteht und was, warten kann und was ich schon geschafft habe.
  2. Monatsplanung mit Kunden: Vor Monatsende bespreche ich mit meinen Kunden, welchen Bedarf sie im nächsten Monat haben und an welchen Tagen sie mich ggf. in ihrem Dienstplan eintragen möchten. Diesen Plan halte ich in der Monatsübersicht meines Kalenders fest. Dort sehe ich auf einer Doppelseite, was im kommenden Monat ansteht und welche Zeitfenster ich gegebenenfalls noch an einen Kunden vergeben kann.
  3. Wochenplanung im Kalender: Freitags nehme ich mir immer etwas Zeit für meine Arbeitsorganisation. In dieser Zeit plane ich die kommende Woche. Alle zu erledigenden Aufgaben trage ich im Notizbereich der entsprechenden Doppelseite in meinem Kalender ein. Mein Kalender hat zudem ein kleines Feld, in das ich die drei Top-Aufgaben der Woche eintragen kann. Dieses Feld nutze ich für Aufgaben, die höchste Priorität haben.
  4. Tagesplan im Kalender: Zu Beginn meines Arbeitstages schlage ich meinen Kalender auf. Er verrät mir, welche Termine anstehen und in welchen Phasen ich Zeit für konzentriertes Arbeiten finden werde. Neben den Kalendertagen findet sich in meinem Wochenkalender eine Notizspalte, aus der ich mir für jeden Tag die Aufgaben auswähle, die ich realistisch an dem jeweiligen Tag schaffen kann und trage sie unter dem entsprechenden Datum ein. Wenn die Aufgabe erledigt ist, streiche ich sie im Kalender, in der Notizspalte und in meinem Hausaufgabenheft durch – und mein Gehirn freut sich gleich dreifach, dass ich die Aufgabe erledigt habe.

Apps und Programme als digitale Helfer

Für die meisten Probleme des Arbeitslebens gibt es mittlerweile eine digitale Lösung

  • Google-Notizen: Textfragmente sammle ich in Google-Notizen auf meinem Smartphone. Ideen, die noch keinem konkreten Projekt zugeordnet werden können, langen hier im digitalen Zettelkästchen. 
  • Scrivener: Ganze Textpassagen sammle ich in der Text-Software Scrivener. Wenn ich an einem Buchprojekt arbeite, hilft mir Scrivener den Überblick zu behalten.
  • Wunderlist: Dort halte ich ToDos fest. In verschiedenen Überordnern wie “Blog” oder “Text-ToDos” halte ich fest, welche Blog-Einträge anstehen und welche Artikel meine Auftraggeber von mir erwarten. Die Einträge lassen sich auch mit anderen Nutzern teilen. 
  • Blocksite: Mit diesem Chrome-Plugin schiebt der Browser dem inneren Schweinehund den Riegel vor: Websites, die grundlos für Ablenkung sorgen wie Facebook oder Instagram, können mit diesem Plugin für den Zeitraum des produktiven Arbeitens geblockt werden.

Fazit

Viele Bälle in der Luft zu halten, ist vor allem eine Frage des Überblicks. Mit den richtigen Helfern und Tricks, ist die Arbeitsorganisation ein Kinderspiel und nimmt nur wenig Zeit in Anspruch.


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