Eigentlich ist es ganz einfach...

Während es in vielen Unternehmen eine eigene Stelle dafür gibt, unterschätzen es manche Freiberufler: das Projektmanagement. Dabei können wir es uns als Einzelkämpfer:innen ganz einfach machen – mit Calendar Blocking.

Was ist Calendar blocking?

Calendar Blocking ist die wohl einfachste Art, deine Aufträge, Termine und To-dos im Blick zu behalten. Dafür trägst du alles, was in dieser Woche passieren soll und auf was du dich freust, in deinen Kalender ein. Was du dafür brauchst: Einen Kalender und eine relativ realistische Einschätzung, wie lange du für deine Aufgaben brauchst. 

1. Let's get digital

Natürlich kannst du auch mit einem analogen Papier-Kalender Calendar Blocking betreiben. Mit einem digitalen Kalender hast du es allerdings leichter: Du kannst Termine problemlos verschieben oder sie als sich wiederholende Serie eintragen. Zudem kannst du Kund:innen zu deinen Terminen einladen und Anhänge, Links oder Orte im Kalendereintrag hinterlegen. 

Jedes Smartphone bringt seine eigene Kalender-App mit. Alternativ kannst du auch den Kalender von Google nutzen und diesen auf deinem Computer und Smartphone abonnieren

2. Kalender organisieren

Übersicht über Einzelkalender

Benenne deine Kalender und unterteile deine Aufgaben und Termine nach einem klaren und möglichst simplen Muster. Bei mir fällt unter “Termine” beispielsweise alles, für das ich etwas anderes als eine Jogginghose anziehen und das Haus verlassen muss. “Projekte” und “To-dos” unterscheiden sich dadurch, dass Projekte Aufgaben sind, die ich für Kunden übernehme. To-dos sind dagegen alle Aufgaben, die ich für mein Business erledige, wie Rechnungen schreiben, Buchhaltung oder Akquise. 

3. Die 5 P des Calendar Blocking

  1. Prognose: Überlege dir, wie lang du wirklich für eine Aufgabe brauchst. Meist brauchen wir länger, als wir vorher gedacht haben. Falls du ein Time-Tracking-Tool nutzt, kann es dir mit einem Blick auf abgeschlossene Projekte bei einer realistischen Einschätzung helfen. 

  2. Prioritäten: Bevor es an die eigentliche Planung geht, überlege dir, was Vorrang hat: Steht bald ein Marathon an, für den du fit sein möchtest? Dann Plane zunächst dein Training ein. Oder rückt die Deadline für ein wichtiges Projekt immer näher? Dann liegt hier deine Priorität. Überlege dir kurz, was diese Woche und diesen Monat im Fokus steht.
  3. Planung: Plane deine Woche und deinen Monat. Schreibe jede Aufgabe und jeden Aufgabenblock in deinen Kalender: Morgens eine halbe Stunde, um E-Mails zu schreiben oder zu beantworten oder eine Stunde am letzten Tag des Monats, in der du Rechnungen schreiben wirst. Alle Aufgaben, die regelmäßig anstehen, kannst du als Serien-Termin einplanen. 
  4. Pause: Plane Mittagspausen ein. Denn nur wer auch mal Pause macht, kann auf lange Sicht gute Arbeit leisten. Lege dir gleich einen sich wöchentlich wiederholenden Termin dafür an. Natürlich darfst du deine Pause flexibel verschieben, wenn du früher Hunger hast, oder ein Termin deine Tagesstruktur verändert. 
  5. Puffer: Kaum etwas ist so wichtig wie Puffer. Sie geben dir die Freiheit, flexibel auf die Wünsche deiner Kund:innen einzugehen. Außerdem helfen sie dir, nicht in Panik zu verfallen, wenn eine Aufgabe doch mal etwas länger gedauert hat oder ein unerwarteter Anruf dich aus der Konzentration gelockt hat. 

4. Aufgaben eintragen

Mithilfe der 5 P kannst du nun deine Aufgaben über deine Woche verteilen. Trage dir die Zeitblöcke so ein, dass du ausreichend Zeit für jede Aufgabe hast. Schließlich soll dich das Calendar Blocking unterstützen – und nicht stressen.

Wenn du magst, kannst du dir Erinnerungen in die einzelnen Termine eintragen, die dich 30 oder 15 Minuten vor Beginn der nächsten Aufgabe daran erinnern, deine aktuelle Aufgabe abzuschließen.

Das hast du davon

  • Organisation: Du behältst deine To-dos im Blick. Statt zig To-do-Zettelchen und Erinnerungs-Apps kannst du alles ganz einfach in den Kalender eintragen. So siehst du auch, wenn du einen Termin mit deinem Zahnarzt ausmachen möchtest, wo du wirklich noch eine Lücke in deinem Tag hast.
  • Projektmanagement: Du lernst, große Projekte in kleine Teilaufgaben aufzuteilen. Jeder einzelne Task bekommt einen Termin: Du musst ein Angebot für Kunde XY schreiben? Trag dir einen Termin von 15 Minuten ein. Oder musst du einen Blog-Post verfassen? Räum dir eine Stunde in deinem Kalender dafür frei.
  • Auftragsbuch: Während du eine To-do-Liste mit Ideen und Aufgaben überfluten kannst, zeigt dir dein Kalender schnell, wo deine Grenzen verlaufen.Du siehst auf einen Blick, wann du wieder Zeit hast, ein neues Projekt anzunehmen. Dadurch vermeidest du, dass du dich übernimmst und sich dein Job in deine Freizeit frisst.
  • Kollaboration: Du kannst dir Termine mit Kund:innen blocken und diese direkt dazu einladen. Über die Notizfunktion im Termin kannst zudem wichtige Infos mit ihnen teilen.
  • Selbstmanagement: Indem du auch private Termine und Sport einträgst, machst du dir selbst deutlich, dass du auch als Freiberufler:in Freizeit haben darfst.